Eventi

ORGANIZZAZIONE EVENTI DIDA

Gli spazi di Santa Teresa, Santa Vediana Design Campus sono a piena disposizione dei docenti per iniziative programmate. Ogni iniziativa deve avere un responsabile chiaramente riconosciuto e disponibile a seguire tutte le necessarie attività e responsabile rispetto alla struttura per l'organizzazione dell'evento.

Verifica su EASYROOM

Verifica sulla piattaforma EasyRoom - Kairos, se gli spazi a S. Teresa, S. Verdiana e Design Campus (Calenzano) siano disponibili almeno 15gg prima delle date scelte per l'evento da ospitare.

Le aule da verificare sono a:

S.Teresa:

Aula 401 (max 52 persone);
Aula 402 (max 52 persone);
Spazio Seminario 01 PT (max 30 persone);
Spazio Seminario 02 PT (max 30 persone);
Hall Piano Terra (max 60 persone);
Aula sedie colorate 4°Piano (max 30 persone).

S.Verdiana:

Aula 1 (max 180 persone);
Aula 2 (max 153 persone);
Aula Magna (max 98 persone);
Chiesa (max 40 persone).

Design Campus Calenzano:

Aula Magna (max 180 persone).

Individua il numero dei possibili partecipanti

È importante avere un'idea dei possibili partecipanti all'eventi per determinare:

le dimensioni dello spazio da utilizzare;
eventuali attivazioni WIFI per i non universitari;
la tipologia degli strumenti multimediali da utilizzare;
programmare un possibile catering;
ecc.

Hai definito la tipologia dell'evento?

Conferenza/Convegno;
Incontro/Meeting;
Seminario di studio/Workshop;
Mostra;
ecc.

Quali attrezzature saranno necessarie?

WIFI per ospiti non unifi (Modulo SIAF-SI02);

microfono;
computer portatile;
TV 55" spazi seminari e hall ST;
videoproiettore.

Il microfono, computer portatile e videoproiettore sono reperibile presso le portinerie dei plessi che ospiteranno gli eventi.

Prevedi di invitare un docente esterno e di ospitarlo (Invited Lectures)?

Se prevedi di invitare per l'evento prescelto un docente esterno, l'emissione di titoli di viaggio (biglietti ferroviari e/o biglietti aerei) e la prenotazione alberghiera, sarà necessario rispettare i massimali di spesa previsti dal regolamento missioni dell'Ateneo di Firenze. Le informazioni base che devi fornire sono:

il tipo di mezzo scelto per il viaggio;
le date di arrivo e partenza;
il numero di notti per la prenotazione alberghiera.

È necessario riempire un modulo appossitamente creato dagli uffici DIDA.

Hai bisogno di uno spazio per il Catering?

Se per l'evento che stai organizzando prevedi un servizio di catering devi:

Stabilire esattamente DOVE farlo. Alcuni plessi permettono di utilizzare gli spazi connettivi o spazi all'aperto. Verfica con i responsabili delle strutture dove sia meglio collocarsi.
È stato predisposto un modulo base per aiutarti a scegliere COSA servire e aiutare l'amministrazione DIDA con regolare e dettagliata rischiesta d'acquisto del servizio.

Riempi la modulistica specifica

Per un corretto svolgimento dell'evento ricorda di:

prendere visione del "Regolamento per gli spazi espositivi";
contattare i coordinatori della "commissione Eventi e Mostre Plesso Santa Teresa", in modo di gestire al meglio l'evento;
pianificare l'eventualità di aperture straodinarie, pulizie straodinarie, necessità di sorveglianza e l'utilizzo di strumentazioni specifiche. In questi casi la modulistica è a cura dell'Ateneo;
rispettare le tempistiche per le prenotazione degli spazi. Vista l'estrema ricchezza degli eventi, 15 giorni prima è considerato un tempo molto stretto;
riempire il modulo di "Richiesta utilizzo aule/spazi per eventi";
verificare l'utilizzo di altri moduli collegati (es. "Catering e Invited Lectures").

A chi inviare la richiesta e relativa modulistica

Una volta raccolta e completata la modulistica, è necessario inviare una mail con gli allegati firmati e scannerizzati agli uffici interessati.
A suo volta gli uffici vi contatteranno per darvi riscontro sulla corretta attivazione della procedura.

Ultimo aggiornamento

26.05.2021