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Eventi

ORGANIZZAZIONE EVENTI DIDA

Gli spazi di Santa Teresa, Santa Vediana Design Campus sono a piena disposizione dei docenti per iniziative programmate. Ogni iniziativa deve avere un responsabile chiaramente riconosciuto e disponibile a seguire tutte le necessarie attività e responsabile rispetto alla struttura per l'organizzazione dell'evento.

 

Verifica su EASYROOM

Verifica sulla piattaforma EasyRoom - Kairos, se gli spazi a S. Teresa, S. Verdiana e Design Campus (Calenzano) siano disponibili almeno 15gg prima delle date scelte per l'evento da ospitare.

Le aule da verificare sono a:

S.Teresa:

  • Aula 401 (max 52 persone);
  • Aula 402 (max 52 persone);
  • Spazio Seminario 01 PT (max 30 persone);
  • Spazio Seminario 02 PT (max 30 persone);
  • Hall Piano Terra (max 60 persone);
  • Aula sedie colorate 4°Piano (max 30 persone).

S.Verdiana:

  • Aula 1 (max 180 persone);
  • Aula 2 (max 153 persone);
  • Aula Magna (max 98 persone);
  • Chiesa (max 40 persone).

Design Campus Calenzano:

  • Aula Magna (max 180 persone).

Individua il numero dei possibili partecipanti

È importante avere un'idea dei possibili partecipanti all'eventi per determinare:

  • le dimensioni dello spazio da utilizzare;
  • eventuali attivazioni WIFI per i non universitari;
  • la tipologia degli strumenti multimediali da utilizzare;
  • programmare un possibile catering;
  • ecc.

Hai definito la tipologia dell'evento?

  • Conferenza/Convegno;
  • Incontro/Meeting;
  • Seminario di studio/Workshop;
  • Mostra;
  • ecc.

Quali attrezzature saranno necessarie?

WIFI per ospiti non unifi (Modulo SIAF-SI02);

  • microfono;
  • computer portatile;
  • TV 55" spazi seminari e hall ST;
  • videoproiettore.

Il microfono, computer portatile e videoproiettore sono reperibile presso le portinerie dei plessi che ospiteranno gli eventi.

Prevedi di invitare un docente esterno e di ospitarlo (Invited Lectures)?

Se prevedi di invitare per l'evento prescelto un docente esterno, l'emissione di titoli di viaggio (biglietti ferroviari e/o biglietti aerei) e la prenotazione alberghiera, sarà necessario rispettare i massimali di spesa previsti dal regolamento missioni dell'Ateneo di Firenze. Le informazioni base che devi fornire sono:

  • il tipo di mezzo scelto per il viaggio;
  • le date di arrivo e partenza;
  • il numero di notti per la prenotazione alberghiera.

È necessario riempire un modulo appossitamente creato dagli uffici DIDA.

Hai bisogno di uno spazio per il Catering?

Se per l'evento che stai organizzando prevedi un servizio di catering devi:

  • Stabilire esattamente DOVE farlo. Alcuni plessi permettono di utilizzare gli spazi connettivi o spazi all'aperto. Verfica con i responsabili delle strutture dove sia meglio collocarsi.
  • È stato predisposto un modulo base per aiutarti a scegliere COSA servire e aiutare l'amministrazione DIDA con regolare e dettagliata rischiesta d'acquisto del servizio.

Riempi la modulistica specifica

Per un corretto svolgimento dell'evento ricorda di:

A chi inviare la richiesta e relativa modulistica

Una volta raccolta e completata la modulistica, è necessario inviare una mail con gli allegati firmati e scannerizzati agli uffici interessati.
A suo volta gli uffici vi contatteranno per darvi riscontro sulla corretta attivazione della procedura.

 

Ultimo aggiornamento

26.05.2021

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